Pöytäkirjantarkastajat

Esimerkki tarkastusmerkinnästä
Pöytäkirjantarkastajien muistilista

Kun puheenjohtaja ja sihteeri ovat varmentaneet pöytäkirjan omakätisellä nimikirjoituksellaan, se täytyy tarkastaa. Pöytäkirja voidaan tarkastaa kolmella tavalla:

Pöytäkirja tarkastetaan jo samassa kokouksessa, jos siitä esimerkiksi tarvitaan nopeasti pöytäkirjanote.
Jos yhdistyksen toimikunta tai hallitus kokoontuu usein, pöytäkirja voidaan tarkastaa seuraavassa kokouksessa, kun asiat ovat vielä tuoreena muistissa.
Muuten erikseen valitut kaksi pöytäkirjantarkastajaa lukee sihteerin laatiman pöytäkirjan ja vertaa sitä kokouksen kulkuun. Jos pöytäkirja heidän mielestään vastaa kokouksen kulkua, asioiden käsittelyä sekä tehtyjä päätöksiä, he todistavat sen oikeaksi omalla nimikirjoituksellaan. Yleisin tapa tarkastaa pöytäkirja on nykyään kahden pöytäkirjantarkastajan valinta tehtävään.

Esimerkki tarkastusmerkinnästä

Tarkastus Mari Ruohola Seppo Aaltonen

Tai

Tarkastus / Vakuudeksi

Jyväskylässä 4.6.200X
Mari Ruohola Seppo Aaltonen

Aiemmin tarkastusmerkintää kirjoitettaessa käytettiin pidempiä sanamuotoja ( "Pöytäkirja on tarkastettu, ja se on oikein laadittu ja vastaa kokouksen kulkua."); nykyisin suositaan tässäkin lyhyyttä ja tiiviyttä, kuten edellä olevasta esimerkistä käy ilmi.

Pöytäkirjantarkastajien muistilista

Kokoustilanteessa pöytäkirjantarkastajat

merkitsevät kokouksen kuluessa itselleen tarkasti muistiin kokouksen päätökset
- kuka tai ketkä valittiin mihinkin tehtävään
- mitä kustakin asiasta päätettiin
- mitkä olivat ehdotusten tai ehdokkaiden saamat äänimäärät
- moitittiinko tehtyä päätöstä (päätöksen moittiminen: kuka, miten moitti).

Kokouksen jälkeen he

tarkastavat, että sihteeri on kirjannut kokouksen päätökset ja kokoustapahtumat oikein ja kokouksen kulun mukaisesti
kirjoittavat mahdolliset virheelliset kohdat oikeassa muodossa pöytäkirjan tarkastusmerkintään
allekirjoittavat tarkastetun pöytäkirjan ja toimittavat allekirjoitetun asiakirjan sovitun ajan sisällä takaisin sihteerille.