Kokouksessa on aina oltava puheenjohtaja. Kokouksen avaa ja puhetta johtaa sen koollekutsuja. Koollekutsuja on henkilö, joka on allekirjoittanut kokouskutsun.
Koollekutsuja johtaa puhetta kokouksen alkutoimissa siihen saakka, kunnes kokoukselle valitaan varsinainen puheenjohtaja. Tämä tapahtuu esityslistan kohdassa järjestäytyminen eli "kokousvirkailijoiden valinta". Kokouksen alkutoimissa valittu kokouksen puheenjohtaja jatkaa joko heti tultuaan valituksi tai vasta kun koko järjestäytymiskohta on käyty lävitse ja kun myös muut kokousvirkailijat (sihteeri, pöytäkirjantarkastajat ja ääntenlaskijat) on valittu.
Sanalla puheenjohtaja on siis kaksinainen merkitys: Puheenjohtaja voi olla koko toimikaudeksi valittu hallituksen (johtokunnan tms.) istuva puheenjohtaja tai kyseisessä kokouksessa, sen alkutoimissa, tätä nimenomaista kokousta johtamaan valittu kokouksen puheenjohtaja.
Kokoustilanteessa puheenjohtaja ohjaa työskentelyä esityslistan mukaan. Hän sopii kokouksen menettelytavoista muiden osallistujien kanssa ja valvoo, että niitä noudatetaan. Puheenjohtajan on syytä tuntea kyseisen kokouksen luonne (esim. onko kyseessä hallituksen kokous vai sääntömääräinen vuosikokous) ja ne sääntöjen kohdat, jotka määräävät tämän kokouksen työskentelyä. Esimerkiksi yhdistyksen vuosikokouksessa ei ole suotavaa, että istuvan hallituksen puheenjohtaja toimii myös kokouksen puheenjohtajana, vaan kokoustilanteessa valitaan puheenjohtaja mieluiten hallituksen ulkopuolelta. Puheenjohtaja huolehtii myös ajankulusta.
Puheenjohtaja valmistautuu kokoukseen syventymällä esityslistaan ja usein myös valmistelemalla esityslistan asiat ennalta ennen kokousta yhdessä sihteerin kanssa. Varsinaisten päätösasioiden käsittelyä puheenjohtaja ohjaa noudattamalla asian käsittelyn kaavaa.
Puheenjohtaja ohjaa ja johtaa päätösasian käsittelyä ja siitä syntyvää keskustelua. Hän myös ohjaa äänestyksen tai vaalin toimittamisen.
Puheenjohtaja vastaa ylipäätäänkin työskentelyn ohjaamisesta, menettelytapojen oikeellisuudesta ja päätöksenteon sujumisesta. Puheenjohtaja vastaa myös siitä, että kokouksesta laaditaan pöytäkirja, ja että se on oikein laadittu, vaikka sihteeri sen käytännössä laatiikin.
Keskustelun ohjaamisessa puheenjohtaja noudattaa vakiintunutta kokouskäytäntöä. Puheenjohtaja kirjaa puheenvuoropyynnöt ja jakaa keskustelun kuluessa puheenvuorot siinä järjestyksessä, kun niitä on pyydetty. Puheenjohtaja käyttää tässä teknisenä apuna puheenjohtajan muistiota. On tärkeää, että puheenjohtaja kuuntelee kaikki puheenvuorot loppuun ja että hän seuraa aktiivisesti keskustelua ja koko kokoustilannetta. Tarvittaessa puheenjohtaja tarkentaa ehdotuksia itse tai pyytää ehdottajalta selvennystä, jos hän ei mielestään ole kuullut tai ymmärtänyt tehtyä ehdotusta riittävän tarkasti.
Puheenjohtajalla on oikeus rajoittaa tai keskeyttää keskustelupuheenvuoro, jos kokouksessa käytetään liian pitkiä tai asiaankuulumattomia puheenvuoroja tai jos jotkut osallistujat käyttävät puheenvuoroja liian usein. Jos taas osanottaja puheenjohtajan kehotuksista huolimatta käyttää toistuvasti epäasiallisia tai toisia loukkaavia puheenvuoroja, puheenjohtajan on poistettava häiritsevä henkilö kokouksesta kokousrauhan turvaamiseksi. Ks. keskustelun rajoittaminen.
Puheenjohtaja on siis yhtäältä kokouksen neutraali ohjaaja, toisaalta hän on yhdistyksen jäsenenä tasa-arvoinen osallistuja, jolla on oikeus esittää mielipiteensä käsiteltävästä asiasta. Jälkimmäisessä roolissa puheenjohtajan täytyy selvästi ilmoittaa kokoukselle, että hän siirtyy puheenjohtajan roolista osanottajaksi. Tällöin hän merkitsee itselleen puheenvuoron jo pyydettyjen puheenvuorojen jälkeen.
Puheenjohtaja merkitsee oman puheenvuoronsa pyytämällä: "Voinko käyttää oman puheenvuoroni tässä?" tai "Merkitsen tähän itselleni puheenvuoron." Näin menetellen puheenjohtaja ilmoittaa siirtyneensä tavallisen osanottajan rooliin. Puheenjohtajan roolissa ei ole korrektia käyttää puheenvuoroja ohi puhujalistan.
Keskustelun ohjaajan roolissa puheenjohtajan ei tulisi puuttua keskustelun sisältöön eikä kommentoida muiden tekemiä ehdotuksia. Kuitenkin esimerkiksi hallituksen kokouksissa yhdistyksen istuva puheenjohtaja voi ottaa aktiivisesti kantaa asioihin, joista hän tietää eniten.
Yhdistyksen jäsenenä tai äänioikeutettuna osallistujana puheenjohtajalla on oikeus osallistua äänestyksiin. Jos asiaäänestyksessä äänet menevät tasan, puheenjohtajan ääni ratkaisee. Vaaleissa kuitenkin vakiintuneen käytännön mukaisesti ratkaisee arpa, ellei säännöissä nimenomaisesti toisin sovita.
Varsinaisen puheenjohtajan ollessa estynyt hänen tehtäviään hoitaa varapuheenjohtaja.
|