Kokouksen valmistelu
Kokouksen huolellinen valmistelu on tärkeää yhteisten asioiden ajamiseksi, omien tavoitteiden saavuttamiseksi sekä päätösten tekemiseksi. Valmisteluun kuuluu, että koko kokousprosessi ajatellaan ennalta kaikkine vaiheineen (valmistelu, itse kokoustilanne ja jälkihoito). Yhdistyksen kokouksen valmistelusta vastaa hallitus. Hallituksen kokoukset valmistelevat yleensä puheenjohtaja ja sihteeri yhdessä.
Ennakkovalmistautuminen on välttämätöntä, vaikka varsinaista valmistelupakko ei kuntalain tapaan yhdistyspuolella ole. Valmistautuminen on erityisesti puheenjohtajalle ja sihteerille tarpeen. Ennakolta valmistautuminen ja päätösasioiden valmistelu edistävät niiden tehokasta käsittelyä. Ennalta asioihin perehtyminen taas auttaa jokaista osallistujaa puheenvuorojen pitämisessä, seuraamisessa ja kirjaamisessa.
Kokoukseen osallistuvan valmistautumiseen kuuluvat seuraavat seikat:
- Jokainen osallistuja tutustuu esityslistaan etukäteen, mikäli se on toimitettu kokouskutsun yhteydessä ennalta.
- Osallistujat perehtyvät huolellisesti kaikkiin niihin päätösasioihin, joita on tarkoitus käsitellä.
- Osallistujat perehtyvät ennalta kokoustekniikkaan niin, että osaavat tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti toimia varsinaisessa kokoustilanteessa.