Alkutoimet

Kokouksen avaaminen
Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
Järjestäytyminen
Esityslistan hyväksyminen
Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastaminen

Kokouksen avaaminen

Seuraavassa nuijan kopautusta merkitään (X):llä. Ehdotukset koollekutsujan ja puheenjohtajan sanamuodoiksi ovat viitteellisiä.

Kokouksen avaa yleensä koollekutsuja kolmella nuijan kopautuksella. Koollekutsuja on se henkilö, joka on allekirjoittanut kokouskutsun. Avaaja toteaa lyhyesti kokouksen avatuksi ja toivottaa osallistujat tervetulleiksi. Suurehkoissa kokouksissa alkupuheenvuoro voi olla pitkäkin, mutta yleensä lyhyt toteamus riittää:

(XXX) "Avaan Ounastunturin perinteenvaalijat ry:n kokouksen."

Alkutoimiin voi liittyä myös rituaaleja, musiikkia tms. kokouksesta riippuen. Esimerkiksi Suomen evankelis-luterilaisen kirkon kirkolliskokous alkaa avajaisjumalanpalveluksella, mikä myös kirjataan siitä laadittavaan pöytäkirjaan (ks. tästä Suomen evankelis-luterilaisen kirkon kirkolliskokous. Keskustelupöytäkirja. Kevätistuntokausi 2002.) Monet poliittiset järjestöt aloittavat kokouksensa niin ikään laululla.

Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen

Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden ehdot määritellään yhdistyslain velvoittamana yhdistyksen säännöissä. Yhdistyslain mukaan päätösvaltaa kokouksessa käyttävät läsnäolijat. Lain sanamuoto (16 § Päätösvallan käyttäjät: "Päätösvalta yhdistyksessä kuuluu sen jäsenille.") viittaa monikkomuotoisena siihen, että periaatteessa kaksi henkilöä riittäisi päätöksentekoon, ellei säännöissä toisin määrättäisi. Käytännössä ei kuitenkaan ole järkevää pitää kokousta kovin vähäisellä osanottajajoukolla.

Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen on kolmivaiheinen:

Ensin puheenjohtaja selostaa tai lukee päätösvaltaisuuden ehdot eli määräykset kokouksen koollekutsumistavasta ja -ajasta, kokouskutsun sisällöstä ja osallistujien määrästä.
Sen jälkeen puheenjohtaja selostaa, miten päätösvaltaisuuden ehdot täyttyvät juuri tämän kokouksen kohdalla. Hän vertaa tilannetta yhdistyksen sääntöjen asiaa koskevaan kohtaan ja kertoo miten ja milloin kutsu tähän kokoukseen on toimitettu sekä toteaa läsnäolijoiden määrän.
Lopuksi puheenjohtaja toteaa, että päätösvaltaisuuden ehdot ovat tulleet täytetyiksi ja ehdottaa päätösvaltaisuuden hyväksymistä ("Koska sääntöjen ehdot täyttyvät, totean kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi." (X))

Toisinaan laillisuuden ja päätösvaltaisuuden ehdot eivät täyty. Tähän on kolme pääasiallista syytä:

Kokousta ei ole kutsuttu määräaikana koolle.
Kutsun antamistapa on väärä.
Läsnä ei ole sääntöjen edellyttämää osanottajamäärää.

Tällöin puheenjohtajan on todettava tilanne eli laillisuuden ja päätösvaltaisuuden puuttuminen ja lopetettava kokous. Mikäli puheenjohtaja kuitenkin jatkaa kokousta, jossa laillisuuden ja päätösvaltaisuuden ehdot eivät täyty, tehdyt päätökset ovat tästä eteenpäin moitteenvaraisia.

Laillisuuden ja päätösvallan puuttuminen voi johtua myös siitä, että käsiteltäväksi otettavaa päätösasiaa ei ole mainittu kokouskutsussa. Tämä koskee niitä tapauksia, joissa yhdistyslaki (23–24 §) antaa määräyksiä siitä, mitkä asiat on aina erikseen mainittava kokouskutsussa. Näitä ovat mm. yhdistyksen sääntöjen muuttaminen, kiinteistön luovuttaminen tai osto sekä mm. yhdistyksen purkaminen.

Järjestäytyminen

Järjestäytymisellä tarkoitetaan kokousvirkailijoiden valintaa eli kokoukselle tarpeellisten toimihenkilöiden valintaa. Kokousvirkailijoita ovat puheenjohtaja, sihteeri, pöytäkirjantarkastajat ja ääntenlaskijat.

Kokouksen puheenjohtajan valinta
- Kokouksen avaaja eli kokouskutsun allekirjoittaja (koollekutsuja ) pyytää ehdotuksia puheenjohtajaksi:
  - ""Pyydän ehdotuksia kokousvirkailijoiksi. Valitaan ensin kokouksen puheenjohtaja."
  - "On ehdotettu Anni Mannista. Koska muita ehdotuksia ei ole, valitaan Anni puheenjohtajaksi." (X)
- Kokoukselle nyt valittu puheenjohtaja voi toimia kahdella tapaa:
  - Hän voi alkaa johtaa puhetta heti valitsemisensa jälkeen.
  - Hän aloittaa puheenjohtamisen vasta kun kaikki loput kokousvirkailijat on valittu (eli kun sihteeri, pöytäkirjantarkastajat ja ääntenlaskijat on valittu kokouksen avaajan johtaessa puhetta).

Kokouksen sihteerin valinta
- Seuraavaksi valitaan sihteeri, ellei sihteeriä ole jo aiemmin valittu, nimetty tai kutsuttu.
  - "Pyydän ehdotuksia sihteeriksi." jne.

Pöytäkirjantarkastajia valitaan yleensä kaksi.
- Ääntenlaskijoiden lukumäärä riippuu kokouksen koosta. Pienissä kokouksissa (esimerkiksi ainejärjestön hallituksen kokouksessa) ääntenlaskijat voidaan valita vasta, kun joudutaan äänestämään (ks. asian käsittelyn kaava). Myös puheenjohtaja tai /ja sihteeri voivat laskea äänet.
- Toisinaan samat henkilöt toimivat sekä pöytäkirjantarkastajina että ääntenlaskijoina. Pöytäkirjantarkastajiksi kannattaa kuitenkin valita eri henkilöt, sillä jos kokouksessa käytetään lippuäänestystä, muita asioita voidaan käsitellä ääntenlaskijoiden laskiessa ääniä. Erillisiä pöytäkirjantarkastajia ei tarvita, jos edellisen kokouksen pöytäkirja tarkistetaan seuraavassa tai samassa kokouksessa. Ks. pöytäkirjantarkastus.

Esityslistan hyväksyminen

Esityslistalla tarkoitetaan ennalta valmisteltua ja kokouksessa kohdassa "esityslistan hyväksyminen" hyväksyttyä luetteloa kokouksessa käsiteltävistä asioista niiden käsittelyjärjestyksessä. Esityslista on tärkeä asiakirja. Asioiden käsittelyjärjestys kokouksessa määräytyy esityslistan mukaan.

Esityslista voidaan lähettää kokouskutsun mukana. Muutoin se heijastetaan piirtoheittimellä taululle, esitetään Power Point -esityksenä, jaetaan monisteena tai luetaan osanottajille ennen hyväksymistä. Esityslista hyväksytään joko sellaisenaan tai muutettuna. Muutosehdotus voi koskea päätösasioiden käsittelyjärjestyksen muuttamista, asian lisäämistä esityslistalle tai asian poistamista esityslistalta. Esityslista hyväksytään seuraavin sanoin:

"Esityslista hyväksyttäneen?"
"Hyväksytty". (X)

Kun esityslista on hyväksytty, sitä voidaan kokouksen kuluessa muuttaa ainoastaan kokouksen päätöksellä. Esityslistan muuttamista kesken kokousta ehdotetaan työjärjestyspuheenvuorossa.

Esityslista ja työjärjestys eivät tarkoita samaa, vaikka usein pöytäkirjoissa näkeekin sanamuodon: "Esityslista hyväksyttiin työjärjestykseksi."

Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastaminen

Alkutoimien viimeisenä kohtana voi olla edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastaminen. Tämä kohta on alkutoimissa, elleivät erikseen valitut pöytäkirjantarkastajat tarkasta pöytäkirjaa. Harvinaisin tapa on pöytäkirjan tarkastaminen heti, samassa kokouksessa, kokouksen viimeisenä toimena. Silloin, kun pöytäkirjanote tarvitaan heti, on hyvä tietää, että tämäkin tapa on mahdollinen ja laillinen. Ks. pöytäkirjalajit.

Pöytäkirjantarkastamistapa voidaan vapaasti valita näistä kolmesta edellä mainitusta mahdollisuudesta. Yhdistyslaki (31 §) määrää ainoastaan, että puheenjohtajan on huolehdittava siitä, että kokouksesta laaditaan päivätty, puheenjohtajan ja kahden pöytäkirjantarkastajan allekirjoittama tai kokouksen itsensä tarkastama pöytäkirja.

Nykyään on tavallisinta, että kaksi erikseen valittua pöytäkirjantarkastajaa tarkastaa sihteerin laatiman pöytäkirjan ennen seuraavaa kokousta. Niinpä tätä alkutoimien kohtaa ("edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastaminen") tapaa yhä harvemmin esityslistoissa.

Huom. oikeakielisyys: Verbi on ´tarkastaa (pöytäkirja)´; siitä yhdyssana ´pöytäkirjantarkastaja´. Yhdistyslaissa (1990), 31 §:ssä puhutaan pöytäkirjan tarkastamisesta; tästä syystä Kielitoimisto on päätynyt uudestaan suosittelemaan a:llistä kirjoitusasua (Kielikello 3/1989). Muistutettakoon, että muotoja ´tarkistaa (pöytäkirja)´ ja ´pöytäkirjantarkistaja´ käytettiin aiemmassa lainsäädännössä (yhdistyslaki 14 §; kunnallislaki 31 §), siksi i:llisiä muotoja näkyy yhä silloin tällöin.