Kokouksen järjestäytymisvaiheessa eli kohdassa " kokousvirkailijoiden valinta" valitaan kokoukselle sihteeri, ellei sihteeriä ole valittu, kutsuttu tai nimetty etukäteen. Yleensä yhdistyksen sihteeri toimii myös kokouksen sihteerinä. Kokouksissa sihteeri toimii yhteistyössä puheenjohtajan kanssa. Puheenjohtaja ja sihteeri valmistelevat yhdessä kokousasiat ja sopivat käytännön järjestelyistä.
Sihteeri valmistelee esityslistan asioita ja lähettää osanottajille kokouskutsun liitteineen. Sihteeri varaa kokoustilan ja järjestelee pöydät ja tuolit kokoustilannetta varten sekä varmistaa, että tarvittavat apuvälineet (esimerkiksi data- tai piirtoheitin) ovat paikalla ja kunnossa. Sihteeri huolehtii, että kokouksessa on saatavilla tarvittavat kokouspaperit, esim. kokouskutsu, esityslista, yhdistyksen säännöt ja yhdistyslaki. Lisäksi hän varmistaa, että muu tarvittava välineistö, kuten äänestysliput ja uurna, puheenjohtajan nuija ja muistiinpanovälineitä, on käytettävissä.
Kokouksessa sihteerin tärkein tehtävä on kirjata käyty keskustelu. Ts. sihteeri kirjaa tehdyt ehdotukset, kannatukset ja päätökset pöytäkirjaa varten. Sihteerillä on tasavertainen osallistumisoikeus, mutta käytännössä hän ei yleensä ehdi käyttää puheenvuoroja yhtä aktiivisesti kuin muut, koska hänen täytyy seurata keskustelua tarkkaavaisesti.
Puheenjohtaja ja sihteeri toimivat kokoustilanteessa yhteistyössä. Jotta sihteeri pystyisi dokumentoimaan ehdotukset oikein, puheenjohtajan tulee esittää ne ehdotusten toteamis- ja tarkistamisvaiheessa selkeästi ja yksiselitteisesti. Ks. asian käsittelyn kaava.
Päätöksen kirjaaminen vaatii niin ikään huolellisuutta. Puheenjohtaja voi auttaa tässä sihteeriä siten, että hän ilmoittaa päätöksen mahdollisimman tarkasti. Tarvittaessa sihteeri voi varmistaa käytetyn sanamuodon puheenjohtajalta. Puheenjohtajan työskentelyn helpottamiseksi myös sihteeri voi pitää listaa puheenvuoroista. Näin puheenvuorojen pyyntöjärjestys, asiasisällöt ja kannatukset voidaan tarvittaessa varmistaa yhdessä. Äänestyksessä sihteeri voi avustaa puheenjohtajaa esimerkiksi äänestysjärjestyksen laatimisessa.
Sihteeri laatii kokouksesta pöytäkirjan. Pöytäkirjatyypit ovat päätös-, selostus- ja keskustelupöytäkirja. Pöytäkirjatyyppi valitaan sen mukaan, mitä on sovittu puheenjohtajan kanssa tai mitä keskustelu edellyttää. Yhdistyslain (31 §) mukaan kokouksesta on laadittava pöytäkirja.
Päätösten kirjaaminen eli päätöspöytäkirja periaatteessa riittää, mutta joskus on tarkoituksenmukaista selostaa laajemmin asiasta käytyä keskustelua (selostuspöytäkirja) tai jopa kirjata se sanatarkasti kokonaan (keskustelupöytäkirja). Kokouksen jälkeen sihteeri kirjoittaa pöytäkirjan puhtaaksi mahdollisimman nopeasti ja toimittaa sen liitteineen ensin puheenjohtajan ja sitten pöytäkirjantarkastajien allekirjoitettavaksi.
|