NEUVOTTELUTAIDOT
|
|
Mikä on neuvottelu |
|
|
Erilaisia neuvotteluja |
|
|
Neuvotteluun valmistautuminen |
|
|
Neuvottelun vaiheet |
|
|
Neuvottelustrategioita |
|
|
Hyvä neuvottelija |
MIKÄ ON NEUVOTTELU?
Neuvottelu viittaa sanana usein siihen, että kyseessä on kahden erimielisen osapuolen kohtaaminen. Erimielisyyksistä huolimatta neuvottelun avulla koetaan päästä yhteiseen, kaikkia osapuolia tyydyttävään ratkaisuun. Neuvottelua voidaan luonnehtia esimerkiksi tavoitteeseen pyrkiväksi vuorovaikutustilanteeksi. Sen tavoitteena voi olla esimerkiksi ongelmien ratkaiseminen, yhteisen sopimuksen aikaansaaminen tai asioiden suunnitteleminen. (Jattu-Wahlström & Kallio, 1992.)
Neuvottelussa tarvitaan ryhmäviestintätaitoja, kuten kokouksessakin. Neuvottelun onnistumiseen vaikuttavat osallistujat ja heidän keskinäiset suhteensa, neuvottelun tavoite ja asia sekä tilanne ja puitteet. Avoin ja välitön ilmapiiri auttaa kaikkia ilmaisemaan oman mielipiteensä. Ryhmän kehittymisestä ja vuorovaikutuksesta voit lukea enemmän ryhmän määrittelyn sivulta.
ERILAISIA NEUVOTTELUJA
Neuvottelut voidaan jakaa ryhmän sisäisiin ja osapuolten välisiin neuvotteluihin. Ryhmän sisäiset neuvottelut ovat yhteisön omia tapaamisisa ja osallistujat tuntevat toisensa. Osapuolten välisissä neuvotteluissa neuvottelun osapuolet edustavat eri osapuolia ja heillä on usein näkemyseroja käsiteltävästä asiasta. Osallistujat eivät välttämättä tunne toisiaan entuudestaan.
Neuvottelijat voivat olla toisiinsa nähden joko tasavertaisia tai eriarvoisia. Täysin tasavertaisessa neuvottelussa kaikki osallistujat ovat asemaltaan samanarvoisia, eikä siinä tarvita edes puheenjohtajaa. eriarvoisessa neuvottelussa ulkopuolisella asiantuntijalla, puheenjohtajalla tai puolueettomalla sovittelijalla on neuvottelussa erilainen asema kuin muilla osallistujilla.
Neuvottelun tarkoituksen perusteella neuvottelut voidaan ryhmitellä
seuraavasti:
Ratkaisua etsivät neuvottelut
|
Neuvottelun lähtökohtana on jokin ristiriita tai ongelma, johon pyritään löytämään ratkaisu. Tavoitteena voi olla myös sopimukseen pääseminen tai ratkaisun löytäminen ongelmaan, johon ei ole aiempaa ratkaisumallia. |
Suunnittelevat neuvottelut
|
Neuvottelun tarkoituksena on ideoida, käsitellä ennalta tulevan neuvottelun asioita tai ennakoida neuvottelussa toteutettavia toimintatapoja ja taktiikoita. Lopputuloksena voi olla monia eri ratkaisuehdotuksia. |
Arvioivat neuvottelut
|
Neuvottelussa tarkastellaan kriittisesti tehtyjä ratkaisuja ja tapahtuneita asioita. Neuvottelussa voidaan esimerkiksi analysoida työmenetelmiä tai selvitellä syitä, miksi ongelmatilanteeseen on ajauduttu. |
Tilajärjestelyjen perusteella neuvottelut voidaan jakaa yhteisessä
tilassa käytäviin neuvotteluihin, puhelinneuvotteluihin ja videoneuvotteluihin.
Samassa tilassa järjestetyssä neuvottelussa osallistujat ovat
vuorovaikutuksessa toistensa kanssa sekä verbaalisen että nonverbaalisen
viestinnän avulla. Puhelinneuvottelussa nonverbaalisen viestinnän
osuus jää suurelta osin pois, osallistujathan eivät voi
nähdä tai koskettaa toisiaan. Videoneuvottelussa osallistujat
kyllä näkevät toisensa, mutta kuvan laatu ei vastaa todellisuutta.
Lisäksi kuvaruudussa näkyy vain osa neuvottelukumppanien ympäristöstä
ja kuvakulmat ja -koot voivat vaikuttaa viestinnästä tehtäviin
tulkintoihin. (Jattu-Wahlström & Kallio, 1992.)
NEUVOTTELUUN VALMISTAUTUMINEN
Neuvotteluun valmistautuminen on hyvin tärkeää. Valmistautuessa
kannattaa analysoida neuvottelutilanne, neuvottelun kohde ja tavoite,
neuvottelukumppanit sekä toimintasuunnitelma:
Tilanneanalyysi |
Lähtötilanteen analysointi: Mistä neuvotellaan? Ketkä neuvottelevat? Miten tilanteeseen on päädytty? Mitkä ovat neuvottelun aikarajat? |
Kohdeanalyysi |
Millainen neuvottelun aihe on? Mistä ongelma tai ristiriita johtuu ja mikä sen tausta on? Mitä tietoja käsiteltävää asiaa varten kannattaisi hankkia? |
Tavoiteanalyysi |
Mitä ratkaisuvaihtoehtoja on? Mitkä ovat niiden hyvät
ja huonot puolet sekä vaikutukset? Miten lait, normit tai
määräykset vaikuttavat ratkaisuun? Tavoitteiden
määritys: |
Neuvottelukumppani-
|
Millaisia neuvottelukumppanit ovat? Mitkä ovat heidän vahvuutensa ja heikkoutensa? Mitkä ovat heidän tavoitteensa ja todennäköiset toimintamallinsa? |
Toimintasuunnitelma |
Miten neuvottelu etenee? Kuinka havainnollistaa omaa näkökulmaa? Millaisia vaikuttamisen keinoja kannattaa käyttää? Mitkä ovat neuvottelijoiden roolit? Miten neuvotteluratkaisu pannaan toimeen? |
(Jattu-Wahlström & Kallio, 1992.)
NEUVOTTELUN VAIHEET
Ennen neuvottelua tulee huolehtia myös neuvottelutilan varaamisesta sekä havaintovälineiden ja tarjoilun järjestämisestä. Osallistujille olisi hyvä lähettää myös neuvottelukutsu. Neuvottelun tavoite vaikuttaa sen luonteeseen ja käytettäviin menettelytapoihin. Neuvottelulle ei ole olemassa yhtä ainoaa etenemistapaa, mutta johdonmukaisesti neuvottelu jäsentyy kolmeen vaiheeseen: aloitukseen, asioiden käsittelyyn ja lopetukseen.
NEUVOTTELUSTRATEGIOITA
Neuvotteluun valmistautuessa valitaan toimintasuunnitelma eli strategia,
jota pyritään toteuttamaan neuvottelussa erilaisten taktiikoiden
avulla. Seuraavassa esimerkkejä neuvottelustrategioista:
Distributiivinen strategia
|
Vastapuolelle esitetään suoria vaatimuksia, käsketään heidän toimia tietyllä tavalla ja suostutellaan. Strategiaan liittyy myös negatiivisten tunteiden viestittäminen, syyttely, vihjailu ja uhkailu. |
Integratiivinen strategia
|
Vastapuoleen suhtaudutaan neutraalisti tai positiivisesti. Viestitään avoimesti vastapuolen kanssa ja pyritään pohtimaan ratkaisuvaihtoehtoja yhdessä. |
Passiiviset ja epäsuorat strategiat
|
Vältellään asiasta keskustelemista vastapuolen kanssa. Seurataan mieluummin tekoja kuin puhutaan asiasta. Ei puhuta vaan "mökötetään". |
HYVÄ NEUVOTTELIJA
- hallitsee vuorovaikutustaidot
- on valmis joustamaan
- on kärsivällinen, pitkäjänteinen ja sitkeä
- osaa analysoida asioita
- osaa perustella oman näkökantansa vakuuttavasti
- osaa kuunnella toisia
- antaa tilaa toisillekin
- on tilanneherkkä
- pystyy mukautumaan erilaisiin tilanteisiin ja toisen asemaan
- tietää millaisia neuvottelustrategioita ja -taktiikoita kulloinkin kannattaa käyttää.
Lähteet:
Jattu-Wahlström, M. & H. Kallio 1992. Neuvottelutaito. Kielikeskusmateriaalia n:o 92. Jyväskylä: Korkeakoulujen kielikeskus.
Kansanen, A. 1999. Neuvottelu- ja kokoustaito. Markkinointi-instituutin kirjasarja n.o 50. Porvoo: WSOY.
Niemi, M. 1986. Neuvottelustrategiat ja -taktiikat. Tutkimus rakennusmestareiden
neuvottelutyyleistä. Jyväskylän yliopisto. Viestintätieteiden
laitos. Puheviestinnän pro gradu -tutkielma.