Pöytäkirjan rakenne on kolmiosainen. Pöytäkirja sisältää ensiksi johdatteen eli alkumerkinnät, toiseksi asiaosan ja kolmanneksi vakuudeksi-osan eli pöytäkirjantarkastusosan, joka sisältää puheenjohtajan ja sihteerin allekirjoitukset sekä pöytäkirjantarkastajien tarkastusmerkinnän allekirjoituksineen. Ohessa myös ohjeita tekstin asetteluun ja kielen käyttämiseen.
Johdateosaan merkitään seuraavat asiat:
Hallituksen kokouksessa
Läsnäolijoiden nimet kirjoitetaan hallituksen kokouksissa tavallisesti aakkosjärjestyksessä. Puheenjohtajan nimen kohdalle kirjoitetaan "puheenjohtaja" ja sihteerin nimen kohdalle "sihteeri". Sääntömääräisen kokouksen liitteeksi pannaan alkuperäinen käsinkirjoitettu läsnäololista, osanottajaluettelo. Hallituksen kokouksissa myös poissaolleet voidaan merkitä omaksi kohdakseen läsnä olleiden jälkeen. Jos osallistuja myöhästyy kokouksesta tai jos hän lähtee pois ennen kokouksen päättymistä, tieto merkitään pöytäkirjaan. Näin voidaan myöhemmin osoittaa minkä asioiden käsittelyssä henkilö on ollut läsnä.
Asiaosa laaditaan esityslistan mukaisessa järjestyksessä. Jokainen asia esitetään omana kohtanaan ja numeroidaan kuten esityslistassakin. Jos yksi asiakokonaisuus on laaja, se jaotellaan alakohtiin. Mahdollinen muu ohjelma, kuten esitelmät, puheet, alustukset ja keskustelut merkitään myös pöytäkirjaan, mutta niitä ei tarvitse numeroida.
Sihteerin laatima pöytäkirja voidaan lähettää pöytäkirjantarkastajille vasta, kun puheenjohtaja ja kokouksen sihteeri ovat allekirjoittaneet sen. Pöytäkirjasta tulee virallinen asiakirja vasta sitten, kun se on puheenjohtajan ja sihteerin allekirjoittama sekä kahden pöytäkirjantarkastajan tarkastama ja allekirjoittama, tai kun sama tai seuraava kokous on sen tarkastanut.
Aiemmin vakuudeksi-osa kuului näin: "Olemme tänään tarkastaneet tämän pöytäkirjan ja havainneet sen oikein laadituksi ja kokouksen kulun mukaiseksi." Nykyään riittää lyhyt ja ytimekäs toteamus, jolla on sama ajatussisältö: "Vakuudeksi (paikka, päiväys ja pöytäkirjantarkastajien nimet)" tai "Tarkastus (paikka, päiväys ja pöytäkirjantarkastajien nimet)".
Pöytäkirjan kirjoittamisessa kannattaa käyttää vakioasettelua (Standardi SFS 2487. Suomen Standardisoimisliitto), koska se selkeyttää tekstin rakennetta ja koska lukija näin löytää helpommin tarvitsemansa tiedon.
Pöytäkirjassa kokouksen alkutoimien kirjaamista voidaan lyhentää toistamalla otsikoiden sanamuotoja. Myös kokonaisia virkkeitä ja lauseita voidaan tietenkin käyttää.
|
Päätösasiat kannattaa kirjata pöytäkirjaan mahdollisimman tarkasti ja täsmällisesti, mutta kuitenkin lyhyesti.
|
10 Jäsenmaksun määrääminen Muita ehdotuksia ei tullut. Kokous päätti, että jäsenmaksu on seuraavana vuonna 10 euroa. |
|
Suomen evankelis-luterilaisen kirkon kirkolliskokouksen keskustelupöytäkirja 14.5.2002 klo 9.00 alkaen, § 23: "Ed. Laitinen: Arvoisa arkkipiispa. En tiedä mihinkä mikrofoniin pitäisi puhua, kun näitä on tullut useampikin tänne. Muutama selvennys Helsingin hiippakuntakokouksen aloitteeseen. --" (lähde.Suomen evankelis-luterilaisen kirkon kirkolliskokous 2002. Keskustelupöytäkirja. Kevätistuntokausi 2002.) |