Etusivu

Johdanto

Kokoustaito

Kokouksen valmistelu

Kokouksen kulku

Alkutoimet

Ilmoitusasiat

Päätösasiat

Päätöksenteko

Asian käsittelyn kaava

Muut asiat

Lopputoimet

Osallistujaroolit

Kokouspuheenvuorot

Dokumentointi

Kokouksen jälkitoimet

Asian käsittelyn kaava

Kokouksen ydin muodostuu päätösasioista. Siksi asian käsittelyn kaava on syytä tuntea perin pohjin. Kun päätösasiat käsitellään "kaavamaisesti", aina samalla suomalaiseen kokouskäytäntöön vakiintuneella tavalla, vältytään muotovirheiltä ja niistä johtuvista päätösten moittimisista. Kaava auttaa puheenjohtajaa systemaattisessa keskustelun johtamisessa asian esittelystä päätökseen asti.

1. Esittely:
   Asian käsittely alkaa esittelyllä, joka muodostaa pohjan keskustelulle. Asian esittelee joko puheenjohtaja tai hän pyytää asian valmistelijaa tai hallituksen edustajaa esittelemään asian. Etukäteen valmistellusta asiasta tulee yleensä pohjaehdotus, jota esittelijän ollessa äänioikeutettu voidaan kutsua pääehdotukseksi. Yhdistyksissä ei ole valmistelupakkoa, kuten kuntapuolella, mutta hyvä ennakkovalmistelu on suotavaa.


2. Keskustelun avaaminen:
   Asian esittelyn jälkeen puheenjohtaja kiittää esittelijää ja avaa keskustelun. Puheenjohtaja kehottaa osanottajia käyttämään puheenvuoroja asiasta sekä tekemään ehdotuksia. Joskus keskustelu avataan nuijan kopautuksella, mutta sitä ei tarvita.


3. Keskustelu:
   Puheenjohtaja johtaa keskustelua. Puheenvuorot jaetaan pyytämisjärjestyksessä lukuun ottamatta esittelypuheenvuorossa eli johtopuheenvuorossa tapahtuvaa esittelyä ja etuoikeutettuja puheenvuoroja, joita ovat repliikki, työjärjestyspuheenvuoro ja päätökseen-puheenvuoro. Keskustelun kuluessa tehdään ehdotuksia, ja niitä sekä kannatetaan että vastustetaan. Puheenjohtaja huolehtii myös puhekurista. Pääsäännöt puhekurin osalta ovat, että kunkin puheenvuoron käyttäjän on saatava puhua ilman häiriöitä ja että keskustelun on pysyttävä asiassa.


4. Keskustelun päättäminen:
   Kun kaikki pyydetyt puheenvuorot on käytetty tai kun on tehty päätös puheenvuorojen rajoittamisesta, puheenjohtaja päättää keskustelun. Puheenjohtaja siis toteaa, että keskustelu on päättynyt ja että puheenvuoroja ei enää tämän jälkeen myönnetä. Hän myös ilmoittaa, milloin siirrytään asian käsittelyn kaavan seuraavaan vaiheeseen. Keskustelun päättäminen nuijan kopautuksella on tärkeää. Se on virallinen signaali sille, että asiasta ei voida enää keskustella eikä uusia ehdotuksia tehdä.


5. Ehdotusten toteaminen ja tarkistus:
   Keskustelun aikana puheenjohtaja (yhdessä sihteerin kanssa) pitää muistiota, siitä, millaisia ehdotuksia keskustelun kuluessa tehtiin. Päätettyään keskustelun hän toteaa ja tarkistaa ehdotukset. Tätä vaihetta auttaa, mikäli puheenjohtaja on kirjannut muistioonsa ehdotuksen tekijän, sen pääsisällön ja kannattajan. Toteamis- ja tarkistusvaiheessa ehdotuksia kutsutaan tekijöiden nimillä. Ehdotukset myös nimetään ehdotuslajin mukaan. Puheenjohtaja huolehtii siitä, ettei lakien, sääntöjen tai hyvien tapojen vastaisia ehdotuksia oteta mukaan äänestykseen.
   
   Esimerkki tarkistamisesta ja toteamisesta: "Hallitus ehdottaa, että teemme kevätretken Ahvenanmaalle. Koska kyseessä on pääehdotus, se ei vaadi kannatusta, sillä ehdotuksella on jo hallituksen kannatus takanaan. Lari Lehto on Virtasen kannattamana pääehdotuksesta poiketen ehdottanut, että teemme kevätretken Päijänteen Porosaareen. Nimitän tätä Lehdon muutosehdotukseksi,
   M 1."
   
   Myös rauenneet ehdotukset tulee toteamis- ja tarkistamisvaiheessa mainita; raukeamisen syy eli kannatuksen puute on mainittava. "Outi Ounasvaara on ehdottanut, että tekisimme retken Länsi-Lappiin, mutta ehdotus raukesi kannattamattomana." Nuijan kopautus päättää myös tämän vaiheen.


6. Äänestystavasta päättäminen:
   Puheenjohtaja yleensä tekee äänestystä varten äänestysehdotuksen, joka sisältää ehdotuksen sekä äänestystavasta että äänestysjärjestyksestä. Toisaalta, äänestystavasta voidaan päättää myös erikseen. Äänestystapoja ovat avoin äänestystapa ja suljettu äänestystapa.


7. Äänestysjärjestyksestä päättäminen:
   Puheenjohtaja esittää laatimansa äänestysjärjestyksen kokouksen hyväksyttäväksi. Äänestysjärjestyksiä ovat kollegiaalinen äänestysjärjestys ja parlamentaarinen äänestysjärjestys. Parlamentaarisia äänestysjärjestyksiä ovat yksityiskohtainen, lyhyt ja ryhmittäinen äänestysjärjestys. Myös tämän vaiheen päätteeksi tarvitaan nuijan kopautus.


8. Äänestys:
   Kun äänestysehdotus on hyväksytty, puheenjohtaja kertoo äänestyksen kulun ja aloittaa äänestyksen. Puheenjohtaja äänestää muiden mukana. Jos äänet menevät asiaäänestyksessä tasan, puheenjohtajan kannattama ehdotus voittaa. Vaaleissa tasatilanne ratkaistaan arvalla, ellei yhdistyksen säännöissä tai työjärjestyksessä toisin määrätä.


9. Äänten laskeminen:
   Pienissä kokouksissa sihteeri tai puheenjohtaja voi laskea äänet. Muuten erilliset ääntenlaskijat, jotka on valittu alkutoimissa tai ennen äänestystä, laskevat äänet. Tarvittaessa he laativat ääntenlaskijoiden muistion.


10. Äänestystuloksen julistaminen ja hyväksyminen:
    Puheenjohtaja toteaa lyhyesti äänestyksen tuloksen eli voittaneen ehdotuksen.


11. Päätöksen ilmoittaminen:
    Puheenjohtaja ilmoittaa, mitä kokous on päättänyt.


12. Päätöksen vahvistaminen:
    Puheenjohtaja vahvistaa päätöksen ja kopauttaa nuijalla.


13. Mahdollinen päätöksen moittiminen päätökseen-puheenvuorossa. Ks. eriävä mielipide, vastalause ja moitekanne.


14. Asian julistaminen loppuun käsitellyksi:
    Lopuksi puheenjohtaja julistaa asian käsittelyn päättyneeksi ja kopauttaa nuijalla. Aivan lopuksi koko asiakohtakin kopautetaan päättyneeksi ja siirrytään esityslistan seuraavaan kohtaan.