Kokousprosessin valmistelu
Valmistellaan käsiteltävät päätösasiat.
Huolehditaan käytännön järjestelyistä:
- Varataan kokouspaikka ajoissa.
- Sen tulee olla kokouksen luonteeseen ja osallistujamäärään nähden sopivan kokoinen ja asianmukaisesti varustettu.
- Suunnitellaan istumajärjestys.
- Puheenjohtajan ja sihteerin pöytä tulee sijoittaa siten, että heillä on esteetön näkyvyys koko kokoussaliin.
- Huolehditaan varustuksesta.
- Hankitaan esimerkiksi piirtoheitin ja videotykki, puheenjohtajan nuija ja muistioita. Varataan mukaan yhdistyksen tai liiton säännöt, yhdistyslaki sekä osallistujille muistiinpanovälineet.
- Järjestetään mahdollinen tarjoilu ja ohjelma.
- Hankitaan muu tarpeellinen varustus, kuten esimerkiksi liput liputusta varten ja vaikkapa musiikkivälineet yms.