Asian valmistelu
Kaikki kokouksessa käsiteltävät asiat eli päätösasiat valmistellaan huolellisesti.
- Asioiden valmistelusta vastaa yhdistyksen hallitus tai muu valmisteleva elin, mutta joskus voidaan pyytää avuksi myös ulkopuolinen asiantuntija tai työryhmä
- Päätösasioista hankitaan taustatietoja, ja tarvittaessa tehdään tarjouksia ja laskelmia sekä arvioidaan eri ratkaisuvaihtoehtoja ja niiden seurauksia.