Etusivu

Johdanto

Kokoustaito

Kokouksen valmistelu

Kokousprosessin valmistelu

Kokousasiakirjojen valmistelu

Asian valmistelu

Kokouksen kulku

Kokouksen jälkitoimet

Kokousasiakirjojen valmistelu

Kokouksen valmisteluun liittyvät kokouskutsun ja esityslistan laatiminen.

Kokouskutsu

Kokouskutsu on asiakirja, jolla kokous kutsutaan koolle. Kokous voidaan kutsua koolle esimerkiksi kirjeellä, lehti-ilmoituksella, ilmoitustaulutiedotteella, sähköpostilla tai puhelimella. Kokouskutsussa kuten muissa virallisissa asiakirjoissa on käytettävä yhdistyksen virallista koko nimeä. Kirjekutsun kirjoittamisessa kannattaa käyttää vakioasettelua. (Suomen standardoimisliitto. Standardi SFS 2487. Ks. http://www.sfs.fi/.) Näin tekstin silmäiltävyys on helppoa ja vastaanottaja löytää kutsusta helposti etsimänsä tiedot.

Kokouskutsu laaditaan ja julkistetaan yhdistyksen sääntöjen ja yhdistyslain määräämällä tavalla. Kokouskutsussa on yhdistyslain (24 §) mainittava vähintäänkin kokouksen aika ja paikka.

Kokouskutsussa on kuitenkin vakiintuneen suomalaisen kokouskäytännön mukaan mainittava:

• yhdistyksen virallinen nimi
  • esim. Pallaspolun palkijat ry tai
  • mikäli kyseessä ei ole yhdistys, kokoontuvan ryhmän nimi esim. Ketokosken kalastuskerho
• mistä kokouksesta on kyse
  • sääntömääräinen kokous / ylimääräinen kokous,
  • hallituksen kokous jne.
• kokouksen aika ja paikka
  • Paikka ilmoitetaan paikkakunnan, katuosoitteen ja huoneiston tarkkuudella (Jyväskylä, Seminaarinkatu 15, Oppio 114)
  • Päivämäärän lisäksi kellonaika ilmoitetaan minuuttien tarkkuudella (esim. 12.12.200X klo 18.00)
• kokouksessa käsiteltävät asiat tai vähintäänkin ne asiat, jotka yhdistyslain (23 §:n) mukaan on erikseen mainittava.
  
  • Näitä ovat:
  1. yhdistyksen sääntöjen muuttaminen
  2. kiinteistön luovuttaminen tai kiinnittäminen taikka yhdistyksen toiminnan kannalta huomattavan muun omaisuuden luovuttaminen mikäli yhdistyksen säännöissä ei ole erikseen määrätty, että hallitus voi päättää yhdistyksen omaisuuden myymisestä vaihtamisesta tai kiinnittämisestä)
  3. 30 §:ssä tarkoitetusta äänestys- ja vaalijärjestyksestä päättäminen
  4. hallituksen tai sen jäsenen taikka tilintarkastajan valitseminen tai erottaminen
  5. tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapauden myöntäminen
  6. yhdistyksen purkaminen.
  Toisinaan lehtiin painetuissa kokouskutsuissa näkee lyhyen huomautuksen: "--vuosikokouksessa käsitellään sääntömääräiset asiat"
• kokouskutsun antopaikka ja -aika (Jyväskylässä 1.5.200X)
• kokouskutsun lähettäjä
  • Allekirjoitukseksi saattaa riittää myös pelkkä "Puheenjohtaja" tai "Hallitus", mutta yhteydenottojen mahdollistamiseksi olisi hyvä mainita yhdistyksen tai hallituksen puheenjohtaja nimeltä ("Aija Aalto, puheenjohtaja").

Malli kokouskutsusta.

Esityslista

Esityslista on ennalta laadittu ehdotus kokouksessa käsiteltävien asioiden käsittelyjärjestyksestä. Kun se on kokouksessa asian käsittelyn kaavan kohdassa "esityslistan hyväksyminen" hyväksytty, siitä tulee kokouksen työtä ohjaava asiakirja, josta saa poiketa vain kokouksen päätöksellä. Esityslista laaditaan ja mahdollisesti postitetaan kokouskutsun mukana.

Joskus esityslista jaetaan osallistujille vasta kokouksen alussa. Tämä saattaa kuitenkin vaikeuttaa kokouksen kulkua, koska osallistujat eivät ole voineet tutustua käsiteltäviin asioihin eivätkä harkita kannanottojaan niihin. Siksi onkin suositeltavaa toimittaa esityslista kokouskutsun ohessa (kokouskutsu-esityslista).

Yleensä yhdistyksen puheenjohtaja ja sihteeri laativat esityslistan. Esityslista laaditaan kokouksen valmisteluvaiheessa, ja usein se laaditaan hallituksen kanssa yhteistyössä.

Esityslista muodostuu seuraavista kohdista:

1. Kokouksen alkutoimet:
   • kokouksen avaaminen
   • laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
   • järjestäytyminen eli kokousvirkailijoiden valinta
   • esityslistan hyväksyminen
   • tarvittaessa edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastaminen (ellei erikseen ole valittu pöytäkirjantarkastajia tai ellei sama kokous tarkasta pöytäkirjaa).
2. Ilmoitusasiat
   • tiedonannot, joista ei keskustella ja jotka ainoastaan merkitään tiedoksi
3. Kirjeet:
   • joita sisältönsä puolesta ei voi sijoittaa ilmoitus- eikä päätösasioihin; harvinainen kohta nykyään
4. Päätösasiat tärkeysjärjestyksessä tai muussa tarkoituksenmukaisessa järjestyksessä Esimerkiksi sääntömääräisissä kokouksissa päätösasioita olisivat
   
   • Syyskokouksessa asiat, jotka koskevat tulevaa toimikautta
     " hyväksytään toimintasuunnitelma
     " päätetään jäsenmaksusta
     " hyväksytään talousarvio
   • Kevätvuosikokouksessa asiat, jotka liittyvät kuluneeseen toimikauteen:
     " käsitellään toimintakertomus
     " esitellään tilit
     " vahvistetaan tilinpäätös
     " kuullaan tilintarkastajien lausunto ja päätetään vastuuvapauden myöntämisestä
   • Valitaan puheenjohtaja ja hallitus
   • Valitaan tilintarkastaja(t) ja varatilintarkastaja(t)
   • Toisinaan esityslistaan voidaan sisällyttää varsinaisten päätösasioiden lisäksi ns. keskustelukysymyksiä, joita halutaan yhdessä pohtia. Nämä ovat asioita, joista keskusteleminen saattaa viedä paljon aikaa. Keskustelu- ja periaatekysymykset sijoitetaan vuosikokouksessa viimeiseksi, ja niistä käyty keskustelu on tarkoitettu suuntaa-antaviksi hallitukselle sen tulevalla toimikaudella.
5. Muut (esille tulevat) asiat (lyh. joskus META)
   • vähämerkityksiset asiat, joista voidaan tehdä päätös sekä vain keskustella
   • osanottajien aloitteet (jne)
   • ilmoitusasioista mahdollisesti tähän esityslistan kohtaan siirretyt asiat
6. Lopputoimet
   • kokouksen päättäminen
   • päätössanat
   • mahdollinen loppulaulu tms. rituaalit.

Huom. Esityslista ei tarkoita samaa kuin työjärjestys, vaikka usein näin esitetäänkin.

Malli esityslistasta, joka sijaitsee kokouskutsun sisällä.

Muut asiakirjat

Kokouksessa tarvitaan kokouskutsun ja esityslistan lisäksi myös muita asiakirjoja. Näistä mainittakoon esim. valtakirja. Päätöksentekoon saatetaan tarvita myös lukuisia muita asiakirjoja, sopimuksia, määräyksiä jne.

Kokous myös tuottaa sen kulkua ja päätöksiä dokumentoivan asiakirjan eli pöytäkirjan.