Asiakirjojen toimittaminen
Päätöspöytäkirja
- Yhdistyslain (31 §) mukaan
yhdistyksen kokouksista on laadittava
pöytäkirja.
- Päätöspöytäkirja on virallinen asiakirja, jonka
sisältö ja muoto noudattavat vakiintunutta käytäntöä.
- Kokous itse tai kaksi kokouksen valitsemaa ja kokouksessa läsnä
ollutta yhdistyksen jäsentä tarkastaa pöytäkirjan
(ks.
pöytäkirjantarkastus) ja toteaa sen oikein laadituksi
ja kokouksen kulun mukaiseksi.
- Päätöspöytäkirja palvelee ennen kaikkea yhdistyksen
omia tarpeita: sitä tarvitsevat
hallitus,
puheenjohtaja sekä
tilintarkastajat, koska heidän täytyy seurata
päätösten
toteutusta sekä yhdistyksen toiminnan ja talouden kehitystä.
Se on kuitenkin päätöksenteon virallinen dokumentaatio
tarvittaessa myös ulkopuolisille viranomaisille. Siksi päätösten
kirjausten on oltava sanamuodoiltaan yksiselitteisiä ja ymmärrettäviä.
- Pöytäkirjan tai sen otteen eli
pöytäkirjanotteen
avulla voidaan tarvittaessa osoittaa viranomaisille, mitä kokouksessa
on päätetty.
-
Sääntömääräisten kokousten pöytäkirjat
on aina arkistoitava. Tämän helpottamiseksi pöytäkirjat
- samoin kuin muutkin kokousasiakirjat - voidaan numeroida.
Pöytäkirjan laatiminen
- Kokouksen
sihteeri laatii kokouksesta
pöytäkirjan kokouksen
aikana tekemiensä mahdollisimman tarkkojen muistiinpanojen avulla.
- Pöytäkirjan runkona on kokouksen esityslista. Näin ollen
pöytäkirjan perusteella voidaan päätellä kokouskutsun
ja esityslistan asiakohdat ja päinvastoin.
- Pöytäkirjaan liitetään kokouskutsu ja esityslista sekä osallistujaluettelo, ellei osallistujia
ole mainittu pöytäkirjan johdateosassa. Sääntömääräisissä
kokouksissa (vuosikokous) liitteeksi lisätään myös toimintasuunnitelma ja toimintakertomus, tilikertomus ja talousarvio sekä mahdollisesti ääntenlaskijoiden muistio äänestyslippuineen
ja muihin päätösasioihin liittyvät asiakirjat.
- Liitteet yksilöidään ja numeroidaan tarkasti, pöytäkirjaan
merkitään käsiteltävien aiheiden kohdalle niitä
koskevan mahdollisen liitteen numero.
