KOKOUSTAIDOT
|
|
Kokoustaidot |
|
|
Puheenjohtaja |
|
|
Sihteeri |
|
|
Puheviestintätaidot |
|
|
Kokouksen valmistelu |
|
|
Kokouksen yleinen kulku |
KOKOUSTAIDOT
Kokoustekniikka luo kokoustilanteelle pelisäännöt, joiden mukaan pelaajat keskustelunkentillä liikkuvat. Kokousmenettelyä säätelevät lait (esimerkiksi yhdistyslaki), säännöt ja vakiintunut kokouskäytäntö. Kokousteknisten asioiden opetteleminen ja niiden tietäminen antaa varmuutta ja helpottaa kokouksiin osallistumista. Esimerkiksi ainejärjestösi kokouksessa sinun ei tarvitse hukata energiaa kokousteknisten asioiden pohtimiseen, vaan voit keskittyä esimerkiksi omien ehdotustesi vakuuttavaan perusteluun.
|
Kokousteknisten asioiden hallitsemisen lisäksi kokous- tilanteessa tarvittavia taitoja ovat puheenjohtajan taidot, sihteerin taidot sekä puheviestintätaidot. Kokoukseen osallistujat tarvitsevat myös yhteistyötaitoja, jotta asioista voitaisiin keskustella yhdessä hyvässä ilmapiirissä. |
|
PUHEENJOHTAJA
Kokoustilanteessa on aina oltava puheenjohtaja, joka ohjaa kokouksen kulkua työjärjestykseksi hyväksytyn esityslistan mukaisesti. Puheenjohtaja voi olla koko toimikaudeksi valittu istuva puheenjohtaja tai tiettyyn kokoukseen valittu kokouksen puheenjohtaja. Puheenjohtajan tehtäviin kuuluvat seuraavat asiat:
- kokouksen valmistelu
- kokoustyöskentelystä vastaaminen
- menettelytavoista sopiminen, niiden noudattaminen ja valvonta
- asian käsittelyn kaavan noudattaminen
- keskustelun johtaminen
- puheenvuorojen jakaminen
- puheenvuorojen rajoittaminen
- järjestyksen ylläpitäminen
- keskustelun pitäminen asiassa
- asioiden selkeä esittäminen
- aktiivinen kuunteleminen
- yhteenvetojen ja muistiinpanojen tekeminen
- oman osallistumisen määrän suhteuttaminen kokoustyöskentelyyn
SIHTEERI
Sihteeri valitaan kokouksen järjestäytymisvaiheessa ja usein yhdistyksen sihteeri toimii myös kokousten sihteerinä. Sihteerin tehtäviin kuuluvat:
- kokouskutsun ja esityslistan laatiminen puheenjohtajan kanssa
- käytännön järjestelyistä sopiminen ja huolehtiminen (esimerkiksi kokoustilan varaaminen, havaintovälineiden ja tarjoilun järjestäminen)
- aktiivinen puheenjohtajan avustaminen kokousvalmisteluissa ja kokouksen aikana
- puheenvuorojen sisältöjen muistiin merkitseminen pääpiirteittäin
- päätösten sisältöjen tarkistaminen puheenjohtajalta
- nimien ja aikojen muistiinmerkitseminen
- pöytäkirjan kirjoittaminen
- pöytäkirjan tarkastuttaminen ja sen arkistoiminen
KOKOUSTILANTEESSA TARVITTAVAT PUHEVIESTINTÄTAIDOT
Kokoustilanteessa jokainen osallistuja tarvitsee ryhmäviestintätaitoja. Erityisesti tarvitaan muiden osallistujien huomioon ottamista, aktiivista keskusteluun osallistumista sekä muiden kannustamista osallistumaan. Kokouksessa korostuvat myös keskustelun ilmapiirin luomisen taidot ja keskustelun ylläpitämisen taidot. Tärkeitä taitoja ovat myös:
- Puheenvuoron rakentamisen taidot, oman asian tiivistäminen ja johdonmukainen esittäminen sekä oman ehdotuksen vakuuttava perusteleminen.
- Kuuntelemisen taidot, muun muassa taito erottaa keskeiset asiat kuulemastaan, kuullun arvioiminen, tosiasian ja mielipiteen erottaminen toisistaan ja päätelmien tekeminen kuullusta. Kuuntelemista osoittaa se, että osallistuja pystyy ottamaan kantaa toisten ehdotuksiin ja käyttämään kuulemaansa osana omaa puheenvuoroaan.
- Johtamistaidot, joita kokouksissa tarvitsee erityisesti puheenjohtaja. Johtamistaitoihin kuuluvat muun muassa asioiden käsittely ja puheenvuorojen jakaminen tasapuolisesti ja oikeudenmukaisesti.
KOKOUKSEN VALMISTELU
Yhdistysten sääntömääräiset kokoukset valmistelee johtokunta, mutta puheenjohtaja ja sihteeri tekevät suurimman osan valmistelutyöstä. Yhdistyksen jäsenet voivat esittää asioita kokouksen päätettäväksi ja asiat tulee toimittaa sihteerille hyvissä ajoin ennen kokousta.
Valmisteluihin kuuluvat kokouskutsun laatiminen ja postittaminen tai julkistaminen, esityslistan laatiminen, kokouksen käytännön järjestelyistä huolehtiminen sekä kokousasioiden valmistelu.
Kokouskutsusta tulee käydä ilmi yhdistyksen nimi, kokouksen laatu (vuosikokous, hallituksen kokous, ylimääräinen kokous jne.), kokouspaikka ja -aika, käsiteltävät asiat, kutsun päiväys sekä koollekutsujan nimi.
Esityslistan runko koostuu seuraavista asioista: avaus, järjestäytyminen, laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen, menettelytavoista sopiminen, esityslistan hyväksyminen, pöytäkirjan tarkastaminen (ei vuosikokouksessa), ilmoitusasiat, päätösasiat, muut asiat ja kokouksen päättäminen.
Käsiteltävät asiat tulisi valmistella huolellisesti, hankkia taustatietoja asiasta, tehdä mahdollisia laskelmia jne. Käytännön järjestelyihin liittyvät kokouspaikan varaus ja sen asianmukainen järjestäminen.
KOKOUKSEN YLEINEN KULKU
Suurin osa kokouksista etenee samojen vaiheiden kautta, joita ovat:
- Avaus
- Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
- Järjestäytyminen (ei hallituksen kokouksessa)
- Esityslistan hyväksyminen
- Pöytäkirjantarkistaminen (ei vuosikokouksessa)
- Ilmoitusasiat
- Päätösasiat
- Muut asiat
- Kokouksen päättäminen
Lähteet:
Heiska, K., M. Kontio, Majapuro, M. & A. Valtonen (toim.) 1990. Korkeakouluopiskelijan kokoustaito. Kielikeskusmateriaalia n:o 71. Jyväskylä: Korkeakoulujen kielikeskus.
Kansanen, A. 1999. Neuvottelu- ja kokoustaito. Markkinointi-instituutin kirjasarja n.o 50. Porvoo: WSOY.
Sallinen-Kuparinen, A., J. Lehtonen & M. Dufva 1982. Kokous- ja neuvottelutaidon
sanasto. Jyväskylä: Jyväskylän kesäyliopisto.