E-Mails sind viel weniger sachlich-nüchtern, als man denkt. Was so eine Nachricht zwischen den Zeilen mitteilt.

1 Einen Wildfremden mit „Hallo“ zu begrüßen kann plump und unangemessen wirken. In Sachen Höflichkeit gilt: Lieber immer etwas höher einsteigen! Die Anrede bei geschäftlichen E-Mails lautet daher „Sehr geehrte/r“ oder auch „Guten Tag, Herr/Frau“. Je nachdem, ob der andere dann freundlich-persönlich oder formal und knapp antwortet, kann man sich in der nächsten Mail daran orientieren und den Stil des Adressaten „spiegeln“.

2 Die Groß- und Kleinschreibung muss beachtet werden. Denn im Internet wird GROSSSCHREIBUNG als Anbrüllen interpretiert. Wer etwas hervorheben möchte, kann die Wörter fetten oder unterstreichen. Eine Hervorhebung geht auch bei ASCII-Text nicht verloren, wenn man *Sternchen* dafür verwendet. Wer alles kleinschreibt, erweckt den Eindruck, sich nicht sonderlich viel Mühe zu machen.

3 Mails mit falscher Anrede sind peinlich und fast schon Spam. Sie erzeugen maximal ein Schulterzucken, der „falsche Adressat“ fühlt sich respektlos behandelt. Wer mit Textbausteinen arbeitet und daraus mehrere Mails am Stück „formuliert“, muss höllisch aufpassen und sollte jede Mail erst nach eingehender Prüfung losschicken.

4 Mehrfache Ausrufezeichen (!!!) oder Fragezeichen (???) wirken im geschäftlichen Umfeld unprofessionell und aggressiv. Sie haben genau wie Emoticons oder Ausdrücke wie „stöhn“ und „schnüff“ in E-Mails, die vom Arbeitsplatz aus verschickt werden, nichts zu suchen.

5 Eine gute Betreffzeile wirkt kompetent und spart Lesezeit. Sie sollte möglichst konkret sein. Damit zeigt man, dass man empfängerorientiert kommunizieren kann. Statt „Unser heutiges Telefonat“ schreibt man lieber „Verspätete Lieferung - Artikel Nr. 203365 - Unser heutiges Telefonat“ oder „Ihre Reservierung vom 22./23.2. Stornierung - Unser Telefonat“.

6 Auf die Hervorhebung von Mails durch ein farbiges „!“ für „erhöhte Priorität“ sollte man möglichst verzichten, denn dies setzt den Empfänger - oft unnötig - unter Druck. Wie wichtig die Mail für ihn ist, sollte der Empfänger allein aus dem Betreff ersehen können.

7 Nichts spricht gegen „Sonnige Grüße aus Stuttgart“. Eine besonders nette Grußformel wirkt eben auch besonders nett. Gerade Führungskräfte hingegen gewöhnen sich aber oft einen äußerst knappen E-Mail- Stil an - dennoch: Für eine Begrüßung und ein „Mfg“ sollte immer Zeit bleiben.

8 Eine Geschäfts-Mail ohne Signatur wirkt fast schon anonym. Eine Signatur mit Funktionsbezeichnung, Adresse und - vor allem - der Telefonnummer sollte daher immer am Ende einer Mail stehen, damit der Adressat sich auch telefonisch melden kann, wenn er das möchte. Die Grußformel hingegen gehört nicht zur Signatur, denn das wirkt so, als mache man sich nicht die Mühe, den Empfänger selbst zu grüßen.

9 Überflüssige Mails gehören nicht verschickt, denn jede Mail raubt dem Empfänger Lesezeit und provoziert eine Reaktion. So manche Mail ist dennoch leider nicht mehr als ein sinnloser Schrei nach Aufmerksamkeit, den wir sinnloserweise befriedigen. E-Mails, in denen man für die eigene Arbeit keine Bedeutung erkennen kann, darf man ignorieren. Keine Antwort ist dann eben auch eine Antwort: „Kein Interesse!“ Sollte wirklich mehr dahinterstecken, wird sich der Absender wohl noch mal melden.

Quelle: FAZ - Hochschulanzeiger